電車代の帳簿への記帳方法と、確定申告のやり方を、白色白色と青色申告両方に対応できるように紹介します。

 

やり方は簡単です。

 

まず、今期発生した電車代の領収証を収集します。
そして、それらを帳簿である総勘定元帳に、1つ1つ丁寧に記帳します。

 

総勘定元帳への記帳が終わりましたら、後は、青色申告と白色申告それぞれの書類に記入して終わりです。

 

青色申告の場合は、青色申告の損益計算書の旅費交通費の欄に電車代を記入します。

白色申告の場合は、白色申告の収支内訳書の旅費交通費の欄に電車代を記入します。

 

以下、順を追って説明していきます。

 

電車代の何が経費として認められるのか

事業で使用した電車代が経費として認められます。

 

私用で使用した電車代は、経費として認められません。

 

電車代の調べ方

切符と、SuicaやPASMOやKitacaなどの電子マネーをチャージする場合の両方について言及します。

切符代を経費計上する

電車代を券売機で切符を現金払いした場合は、券売機から領収証を発行してください。

 

切符が複数枚ある場合は、改札ホームの窓口などに行き、手書きの領収証を発行してもらうと良いでしょう。

 

切符にも日付と金額が印字されているのですが、切符は改札機に回収されて手元に残らないので、領収証として使えません。

SuicaやPASMOやKitacaなどの電子マネーを経費計上する

SuicaやPASMOやKitacaなどの電子マネーの場合、インターネットサービスからご利用明細書(領収書)が発行可能ですので、自宅で領収証を印刷してください。
Suicaで領収証を発行する場合は、JR東日本のHP『ご利用明細書(領収書)/SF(電子マネー)利用履歴』を参考にしてください。
領収証は、SuicaやPASMOやKitacaなどの電子マネーをチャージした券売機でも、発行可能です。

 

領収証の保管期間は、青色申告の場合、7年です。
詳しくは、国税庁HP『記帳や帳簿等保存・青色申告』を御覧ください。

白色申告の場合は、5年です。
詳しくは、国税庁HP『白色申告の方の記帳・帳簿等の保存制度』を御覧ください。

電車代を総勘定元帳に記帳する

今期事業で使用した電車代の領収証を全て収集して、総勘定元帳に1つずつ丁寧に記帳していきます。

総勘定元帳への電車代の記入例

勘定科目「旅費交通費」を用意して、そこに電車代を記入します。

 

法人でない限り、つまり、白色申告や青色申告をしている個人事業主は、全員、会計年度が1月1日~12月31日です。
ですので、会計年度が1月1日~12月31日という前提で話を進めます。

 

以下、電車代の総勘定元帳への簡単な記入例を示します。

★総勘定元帳 記入例

勘定科目 旅費交通費

1.16 JR東日本(新宿~渋谷) 360
1月計 360 残高 360

3.22 京急電鉄(横浜~新杉田)往復 440
3.25 京急電鉄(横浜~新杉田)往復 440
3月計 880 残高 1,240

6.5 京急電鉄(新杉田~福浦)往復 580
6月計 580 残高 1,820

7.18 JR北海道(新千歳空港~札幌駅) 1,050
7月計 1,050 残高 2,870

12.19 JR北海道(新千歳空港~札幌駅) 1,050
12月計 1,050 残高 3,920

今期末の残高 3,920円

消費税課税事業者の原則課税の方へ

消費税課税事業者かつ原則課税の方は、取引内容を帳簿に細かく書くことが義務付けられています。
詳しくは、『No.6497 仕入税額控除のために保存する帳簿の記載内容』を御覧ください。

 

よって、電車代の場合も、帳簿に、「いつ、どこからどこまで、何の用途で使用した」のかを、総勘定元帳の適用欄に詳細に記入する必要があります。

 

以下、私の顧問税理士のアドバイスに基づいた書き方を紹介します。

~原則課税の方~

★総勘定元帳 記入例
勘定科目 旅費交通費
3.22 京急電鉄(横浜~新杉田) 打ち合わせのため 220×2 440

※こちらは、あくまでも私の例です。もしみなさんが税理士を雇っているのでしたら、そちらの税理士の判断に従ってください。

青色申告で電車代を経費計上する

青色申告の損益計算書の旅費交通費の欄に、総勘定元帳の旅費交通費の残額(今期支払った電車代の総額)を記入します。

青色申告の損益計算書の旅費交通費の欄に電車代を記入

先程の総勘定元帳への記入例を使用して、青色申告の損益計算書に記入して見ましょう。

★総勘定元帳 記入例

勘定科目 旅費交通費
12月計 1,050 残高 3,920

今期末の残高 3,920円

★青色申告の損益計算書の旅費交通費の欄に電車代を記入

 

以上で、青色申告での電車代の計上は終了です。

青色申告で必要な書類は?

以下の3つの書類への記入が必要です。

確定申告書B 第一表、 第二表  添付書類台紙

 

この書類のPDFファイルは、『国税庁が公表している確定申告書B』にあります。

 

青色申告で確定申告をされる方も、白色申告で確定申告をされる方も、どちらも「確定申告書B」を使用します。
私の顧問税理士は、略して「申告書」と呼んでいます。

★所得税青色申告決算書(ここに電車代を記入!!)

所得税青色申告決算書は、以下の3つの書類から構成されています。

青色申告の損益計算書(ここに電車代を記入!!)

青色申告の減価償却費の計算書

青色申告の貸借対照表

 

この書類のPDFファイルは、『所得税青色申告決算書(一般用)【平成25年分以降用】』にあります。

 

電車代は、青色申告の損益計算書の旅費交通費の欄に記入します。

白色申告で電車代を経費計上する

白色申告の収支内訳書の旅費交通費の欄に、総勘定元帳の旅費交通費の残額(今期支払った電車代の総額)を記入します。

白色申告の収支内訳書の旅費交通費の欄に電車代を記入

先程の総勘定元帳への記入例を使用して、白色申告の収支内訳書に記入して見ましょう。

★総勘定元帳 記入例

勘定科目 旅費交通費
12月計 1,050 残高 3,920

今期末の残高 3,920円

★白色申告の収支内訳書の旅費交通費の欄に電車代を記入

 

以上で、白色申告での電車代の計上は終了です。

白色申告で必要な書類とは?

確定申告書B 第一表、 第二表  添付書類台紙

 

※国税庁が公表している『確定申告書B』から、PDFファイルが入手できます。

 

白色申告で確定申告をされる方も、青色申告で確定申告をされる方も、どちらの方も「確定申告書B」を使用します。
私の顧問税理士は、略して「申告書」と呼んでいます。

「確定申告書B」に添付する各種控除関係の書類

 

※国税庁が公表している『確定申告書B』から、PDFファイルが入手できます。

★収支内訳書(ここに電車代を記入!!)

 

※国税庁が公表している『収支内訳書』から、PDFファイルが入手できます。

 

電車代は、収支内訳書の「旅費交通費」の欄に記入します。

電車代の経費の計上方法のまとめ

電車代を経費計上する場合、以下のステップを踏みます。

・総勘定元帳に電車代を1つ1つ丁寧に記入する

・青色申告の場合:青色申告の損益計算書の旅費交通費の欄に電車代の合計額を記入する

・白色申告の場合:白色申告の収支内訳書の旅費交通費の欄に電車代の合計額を記入する

たったこれだけで終了です。

 

簡単ですね。

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